三甲醫(yī)院的檔案管理
加強三甲醫(yī)院的檔案管理
醫(yī)院在臨床科研、理論教學、基礎(chǔ)建設(shè)和行政管理工作中形成的文字、圖表、圖片及影像等資料共同構(gòu)成了醫(yī)院檔案，它既是醫(yī)院工作的真實記錄，也是醫(yī)院發(fā)展的寶貴財富。醫(yī)院檔案能夠為臨床科學研究提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、為理論教學工作提供生動素材、為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供重要參考、為形成管理工作提供決策依據(jù)、為廣大人民群眾提供豐富翔實的醫(yī)療資料。
然而，目前部分三級甲等綜合性醫(yī)院的檔案管理在整個醫(yī)院管理中還處于弱勢地位，醫(yī)院檔案的作用也并沒有得到充分發(fā)揮。
工作難點
1. 管理意識不強，工作較為被動
在山東省2014年印發(fā)的《三級綜合醫(yī)院評審標準與評審細則》中，人力資源管理、信息與圖書管理、財務(wù)與價格管理、醫(yī)德醫(yī)風管理、后勤保障管理、醫(yī)學裝備管理、院務(wù)公開管理等都已經(jīng)被納入到了第六章醫(yī)院管理的范圍，而檔案管理卻尚未得到醫(yī)院領(lǐng)導和醫(yī)務(wù)人員的真正重視。
此外，由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)范圍較為局限，很難在宏觀上把握醫(yī)院各個科室的工作現(xiàn)狀及發(fā)展動向，加之一些檔案管理人員工作較為被動，不積極參與醫(yī)院檔案管理，不及時制定歸檔計劃，從而造成了檔案資料的大量流失。
2. 管理機構(gòu)不統(tǒng)一，業(yè)務(wù)培訓不系統(tǒng)
醫(yī)院檔案大部分由醫(yī)院辦公室下設(shè)的綜合檔案室負責管理，管理范圍包括文書檔案、科研檔案、會計檔案、基建檔案等。另外，病歷檔案由病案室管理、人事檔案由人事科管理、設(shè)備檔案由設(shè)備科管理、病理切片等檔案由各個業(yè)務(wù)科室自行管理，醫(yī)院檔案呈現(xiàn)出了多科室管理的格局，沒有統(tǒng)一的機構(gòu)負責管理，這就使檔案資料流失的情況時有發(fā)生。
此外，醫(yī)院本身實行輪崗制，各科室的兼職檔案管理人員調(diào)動頻繁，且業(yè)務(wù)培訓沒有納入醫(yī)院繼續(xù)教育計劃，檔案管理人員往往只能根據(jù)自己的理解和經(jīng)驗開展管理工作，這也為醫(yī)院檔案管理工作埋下了隱患。
3. 管理范圍不明確，信息化服務(wù)不全面
醫(yī)院檔案管理不能針對醫(yī)院的機構(gòu)編制、新增業(yè)務(wù)、創(chuàng)新項目、交流活動等進行適當調(diào)整，導致檔案的歸檔范圍和整理標準無法跟上醫(yī)院發(fā)展的節(jié)奏。由于醫(yī)院檔案的管理范圍不明確，造成一些重要的檔案資料還滯留在原科室或當事人的手中。再者，只注重檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，不對館藏檔案進行編研，導致檔案利用率低，未能發(fā)揮出檔案為醫(yī)療事業(yè)和人民群眾服務(wù)的功能。
此外，為了隨時存取、隨時調(diào)閱，很多醫(yī)院都開始了檔案信息化管理的探索。不可否認，檔案的信息化管理擴大了檔案資料的使用范圍，提高了檔案資料的利用頻率。
解決對策
1. 制定管理標準，提高管理意識
醫(yī)院檔案主管部門應該及時向有關(guān)部門反映，制定出符合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特點的檔案管理標準，并要求將檔案管理納入相關(guān)文件的條款之中，使醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。
2. 加強人才培養(yǎng)，鞏固隊伍建設(shè)
目前醫(yī)院檔案管理工作需要既精通檔案業(yè)務(wù)知識，又了解醫(yī)療衛(wèi)生常識，還掌握計算機操作技能的復合型人才。因此，醫(yī)院檔案管理部門必須提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并且要將檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓納入醫(yī)院繼續(xù)教育的計劃中，建立檔案管理人才梯隊，通過專業(yè)培訓、知識更新和進修學習等方式提能，提高醫(yī)院檔案管理水平。
3. 建立科學體系，形成管理模式
建立綜合檔案館，將醫(yī)院各科室不同載體的檔案進行統(tǒng)一管理，制定檔案管理規(guī)章制度和實施細則，明確專職檔案管理人員的義務(wù)和職責，并對專職檔案管理人員進行統(tǒng)一培訓、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核。兼職檔案管理人員應該在專職檔案管理人員的指導下制定獨立的工作計劃，在每周或每月的固定時間進行檔案管理工作，進一步規(guī)范檔案收集、分類、整理的方法，切實提高入館檔案的質(zhì)量。
4. 創(chuàng)新管理方法，緊跟醫(yī)院發(fā)展
三級甲等綜合性醫(yī)院除了常規(guī)的醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)工作外，還開展有大量的社會服務(wù)專題活動，如抗擊非典等公共危機事件專題、重大災難事故救治專題、對內(nèi)對外學術(shù)交流專題等。針對這些專題活動的開展，檔案管理人員要及時制定歸檔計劃和整理標準，及時調(diào)整歸檔范圍和分類標準，使檔案能夠真實反映醫(yī)院在科學研究、學術(shù)交流和社會公益項目的工作情況。
5. 開發(fā)信息資源，滿足工作需要
病例檔案是醫(yī)務(wù)人員在對病人進行診斷和治療的過程中產(chǎn)生的，它既是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是臨床科研的基礎(chǔ)資料。病例檔案的質(zhì)量直接反映醫(yī)院醫(yī)療的水平，且對于防范醫(yī)療糾紛具有重要意義。
6. 加大管理投入，實現(xiàn)資源共享
完善醫(yī)院局域網(wǎng)及辦公自動化系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案管理標準，強化電子技術(shù)保障，重點培養(yǎng)精通檔案業(yè)務(wù)知識、了解醫(yī)療衛(wèi)生常識、掌握計算機操作技能的復合型人才。努力讓醫(yī)務(wù)人員能夠共享醫(yī)療信息，讓廣大人民群眾能夠通過公開透明的方式，快速查閱個人的身體健康信息，促進醫(yī)院拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量，從而提高醫(yī)院的整體競爭力。
參考自
《中國檔案》2017年7月刊
《加強三級甲等綜合性醫(yī)院的檔案管理》
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