船舶工業系統工程研究院數字檔案室建設實踐
船舶工業系統工程研究院數字檔案室建設實踐
2017-11-17 渠道技術支持 東軟SPD渠道前沿
明確目標
隨著檔案事業的不斷發展，研究院越來越清醒地認識到：在推進國家網絡強國建設和大數據戰略背景下，建設數字檔案室是數字時代或者說大數據時代檔案室的發展方向，是對傳統檔案室的升級改造。
為了充分挖掘檔案潛在的使用價值，研究院對所有業務檔案進行了突擊清理整頓，統一劃分門類，將檔案類別主要分為管理類（文書）檔案、科技類檔案、特殊載體類檔案（電子類）、實物檔案（證書、獎杯、錦旗、牌匾等）、會計檔案、職工檔案、中間文件等，加強通聯，增強信息資源的共享意識，互通信息。
研究院現有的檔案管理系統存在以下問題：系統老化，缺乏維護，運行緩慢；檔案檢索速度慢，不能跨庫全文檢索，授權不方便，利用率不高；手工歸檔和電子歸檔脫節，歸檔手續復雜、歸檔率低、歸檔工作質量不高，不能滿足研究院檔案管理工作的實際需求，達不到檔案行業信息化建設的普遍水準和要求。
建設過程
研究院成立了專門的數字化整理團隊，對現有的紙質檔案分門別類進行數字化掃描，同時，整理相對應的EXCEL表格管理檔案條目，將整理后的EXCEL表格導入到檔案管理系統中，再通過檔案管理系統中批量掛接的方式將對應的電子文件掛接到檔案管理系統中，完成紙質檔案的數字化工作。
研究院還建立了專門的紙質檔案管理庫房，對紙質檔案、實物檔案等進行裝盒上架管理，檔案庫房配置視頻監控、溫度計等設備，提高了檔案部門之間的協作能力，助推了各類檔案的利用。
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謀劃“互聯網+檔案”新格局
走向依法管理、走向開放、走向現代化，借助互聯網大平臺，正是檔案工作實現“三個走向”的必然趨勢和行之有效的捷徑。在這樣的大背景下，各級檔案室擁有部分與民生緊密相關、受各方關注的檔案信息資源大數據，更具有捷足先登互聯網快車的條件。
2
完善檔案管理制度，建立高效工作
從強化和完善檔案工作體制、機制入手，將檔案工作納入全院基礎工作目標管理范圍，建立科學的檔案管理機制運行評估體系，對機制運行的各個環節進行及時檢查、監督，評估其效果，評判其優劣，找出不足或錯誤，再結合實際情況進行完善、修正。實行二級管理制度，研究院檔案室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門檔案員負責本部門檔案的使用管理。把檔案管理工作列入日常工作內容，提升檔案員的“造血功能”，更好地完成檔案歸檔工作，確保各項業務工作不漏檔、不失檔，確保檔案業務建設與工作需求相適應，使各部門充分認識到檔案工作的重要性。
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配優配強人員隊伍
高素質的人才隊伍是推動一個企業、一項事業發展的根本保證。研究院成立獨立的檔案室，通過層層篩選，最終由2名專業的檔案管理員共同負責檔案管理工作，各司其職，分管不同類別的檔案。由專業檔案管理員對各部門及7家研究所的共50多位兼職檔案工作人員定期開設培訓課堂。
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涉密檔案安全建設
依據研究院《計算機和信息系統保密管理程序》的保密管理要求，系統設計方案應用和實現要符合應用系統“三員分立”（三員分立又叫三權分立，主要包括系統管理員、安全保密管理員、安全審計員3個角色）要求。
用戶密級：檔案管理系統人員主體信息必須包含密級信息，系統管理員在錄入用戶信息時必須錄入用戶的密級信息。密級信息主要體現在數據的瀏覽功能上，當用戶在瀏覽數據的時候，只能瀏覽與自己密級相等或者小于自己密級的數據。
目錄密級：目錄級別的密級信息要求檔案員在錄入目錄數據時進行選擇設定，不同密級的檔案條目對應不同的用戶，檔案利用人員只能瀏覽相應權限或者相應密級的數據。通過在檔案條目中增加一項著錄項（如“密級”）設定目錄密級，進行限定與約定識別。
三員分立：“三員”是涉密檔案管理系統的系統角色，這三個角色所對應的權限既相互獨立又相互制約。系統管理員主要進行系統基本功能的配置以及審計普通用戶的日志；安全保密管理員主要負責系統的權限管理；安全審計員主要負責監督這3個系統角色的日志。
安全審計：安全審計主要是對檔案管理系統內各瀏覽記錄日志，操作記錄日志進行安全審查及保存。安全審計主要包括審計內容查閱、日志記錄存儲。
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推動智慧檔案室建設
在“互聯網+”和“雙創”并行時代，研究院檔案部門乘勢推動智慧檔案室建設，這也是檔案事業創新發展和服務升級的必經之路。項目引用RFID技術建設智能化管理庫房，通過對檔案實體出入庫掃碼管理，降低人力成本；使用在線的檔案利用管理系統，通過完備的數據分析，明確各類檔案的利用率，并以此制定、優化檔案數字化的順序；根據關鍵詞的檢索頻率調整檔案資源的征集方向和建設力度。
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拓展檔案信息資源共享渠道
檔案利用是檔案工作的最終目的和關鍵環節。目前，研究院檔案管理系統已經向全院開放，根據檔案的不同密級分別向不同層級的檔案利用人員開放，沒有直接查看權限的檔案利用人員如需在線查看檔案，可在檔案管理系統中進行借閱申請，如需查看紙質檔案，可在檔案管理系統中進行實體檔案借閱申請，審批通過后，可前往檔案室進行紙質檔案的借閱。將檔案管理系統鏈接至門戶系統，進一步優化查找方式，實現最大限度的資源共享，為全院工作提供翔實的基礎資料和相關依據，進一步規范日常工作程序，為各項工作提供及時便捷的查詢服務。
參考自
《中國檔案》2017年5月刊 《中國船舶工業系統工程研究院數字檔案室建設實踐》
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